Инструкция модуля интеграции
Автораспределение заказов
Нажмите на скриншот, чтобы увеличить его для более удобного прочтения.
Как работает модуль
1. В RetailCRM срабатывает триггер (например, при создании нового заказа) и отправляет заказ в модуль.
2. Заказ попадает в очередь назначений.
3. Модуль проверяет заказ по вашим сценариям распределения — сверху вниз, по порядку.
4. Для первого подошедшего сценария модуль собирает список доступных менеджеров из указанной группы RetailCRM.
5. Из этого списка выбирается один менеджер — по нагрузке или по очереди, в зависимости от настроек сценария.
6. Модуль записывает выбранного менеджера в заказ как ответственного.
Обработка очереди выполняется автоматически примерно раз в минуту, поэтому менеджер появляется в заказе с небольшой задержкой — это нормально.
Если ни один сценарий не смог подобрать менеджера, заказ остаётся в очереди и будет проверен снова на следующем прогоне. Ответственным за такие заказы можно назначить уведомление (Шаг 5).
Перед началом работы
Для успешной настройки вам понадобятся:
- Подключённый модуль «Автоназначение заказов» в личном кабинете Radis.
- Доступ к настройкам RetailCRM с правом создавать триггеры.
- Группы пользователей в RetailCRM, в которые собраны менеджеры. Важно: в модуле доступны только те группы, у которых в RetailCRM включён признак обработки заказов.
- Понимание того, какие заказы и на каких менеджеров должны распределяться (например: заказы с сайта — на первую линию, оптовые — на отдельную группу).
- Понимание того, какие статусы заказов у вас означают «менеджер работает с заказом», — они понадобятся для подсчёта нагрузки.
- Стандартное распределение заказов должно быть деактивировано для исключения конфликтов.
Настройки модуля разделены на четыре вкладки: Глобальные, Сценарии, По умолчанию, Уведомления.
1. В RetailCRM срабатывает триггер (например, при создании нового заказа) и отправляет заказ в модуль.
2. Заказ попадает в очередь назначений.
3. Модуль проверяет заказ по вашим сценариям распределения — сверху вниз, по порядку.
4. Для первого подошедшего сценария модуль собирает список доступных менеджеров из указанной группы RetailCRM.
5. Из этого списка выбирается один менеджер — по нагрузке или по очереди, в зависимости от настроек сценария.
6. Модуль записывает выбранного менеджера в заказ как ответственного.
Обработка очереди выполняется автоматически примерно раз в минуту, поэтому менеджер появляется в заказе с небольшой задержкой — это нормально.
Если ни один сценарий не смог подобрать менеджера, заказ остаётся в очереди и будет проверен снова на следующем прогоне. Ответственным за такие заказы можно назначить уведомление (Шаг 5).
Перед началом работы
Для успешной настройки вам понадобятся:
- Подключённый модуль «Автоназначение заказов» в личном кабинете Radis.
- Доступ к настройкам RetailCRM с правом создавать триггеры.
- Группы пользователей в RetailCRM, в которые собраны менеджеры. Важно: в модуле доступны только те группы, у которых в RetailCRM включён признак обработки заказов.
- Понимание того, какие заказы и на каких менеджеров должны распределяться (например: заказы с сайта — на первую линию, оптовые — на отдельную группу).
- Понимание того, какие статусы заказов у вас означают «менеджер работает с заказом», — они понадобятся для подсчёта нагрузки.
- Стандартное распределение заказов должно быть деактивировано для исключения конфликтов.
Настройки модуля разделены на четыре вкладки: Глобальные, Сценарии, По умолчанию, Уведомления.
Шаг 1. Глобальные настройки
Это настройки всего модуля целиком.
Автоназначение заказов — главный переключатель. Пока он выключен, модуль не назначает менеджеров, даже если все остальные настройки заданы. Переключатель сохраняется сразу, отдельной кнопки для него не требуется.
Рекомендуем включать его последним — после того, как настроите сценарии и проверите их.
Разрешить переназначать менеджера — по умолчанию выключено. Если включить, модуль сможет заменить уже назначенного в заказе менеджера на другого, когда до заказа снова дойдёт очередь. Если выключено, заказы с уже указанным ответственным модуль не трогает.
Допустимые статусы менеджера — статусы RetailCRM, при которых сотрудник может получать заказы. Доступны: «Свободен», «Занят», «Перерыв», «Обед». По умолчанию выбран только «Свободен» — то есть менеджеры на перерыве, обеде или в статусе «Занят» заказы не получают.
Если сотрудники не следят за своим статусом в CRM, отметьте здесь все статусы, иначе заказы будут копиться в очереди.
После изменения настроек нажмите Сохранить.
Это настройки всего модуля целиком.
Автоназначение заказов — главный переключатель. Пока он выключен, модуль не назначает менеджеров, даже если все остальные настройки заданы. Переключатель сохраняется сразу, отдельной кнопки для него не требуется.
Рекомендуем включать его последним — после того, как настроите сценарии и проверите их.
Разрешить переназначать менеджера — по умолчанию выключено. Если включить, модуль сможет заменить уже назначенного в заказе менеджера на другого, когда до заказа снова дойдёт очередь. Если выключено, заказы с уже указанным ответственным модуль не трогает.
Допустимые статусы менеджера — статусы RetailCRM, при которых сотрудник может получать заказы. Доступны: «Свободен», «Занят», «Перерыв», «Обед». По умолчанию выбран только «Свободен» — то есть менеджеры на перерыве, обеде или в статусе «Занят» заказы не получают.
Если сотрудники не следят за своим статусом в CRM, отметьте здесь все статусы, иначе заказы будут копиться в очереди.
После изменения настроек нажмите Сохранить.
Шаг 2. Подключение триггера RetailCRM
Модуль узнаёт о заказе только тогда, когда RetailCRM ему об этом сообщит. Для этого в CRM создаётся триггер.
1. На вкладке Глобальные найдите поле Веб-хук URL для триггера RetailCRM и скопируйте ссылку кнопкой копирования.
Ссылка появляется только после первого сохранения настроек. Если поле пустое — нажмите «Сохранить» и обновите страницу.
2. В RetailCRM перейдите в раздел настроек и откройте Триггеры.
3. Создайте новый триггер и выберите событие, при котором должно происходить распределение. Чаще всего это создание заказа или переход заказа в определённый статус.
4. В качестве действия выберите отправку HTTP-запроса (веб-хука), метод — POST.
5. Вставьте скопированную ссылку в поле адреса.
6. Убедитесь, что выбран способ передачи параметров в строке запроса: параметр `order_id` со значением `{{ order.id }}`. Без него модуль не поймёт, какой заказ обрабатывать.
7. Сохраните и включите триггер.
Триггеров может быть несколько — например, отдельный на создание заказа и отдельный на переход в статус «Требует назначения». Все они могут использовать одну и ту же ссылку.
Модуль узнаёт о заказе только тогда, когда RetailCRM ему об этом сообщит. Для этого в CRM создаётся триггер.
1. На вкладке Глобальные найдите поле Веб-хук URL для триггера RetailCRM и скопируйте ссылку кнопкой копирования.
Ссылка появляется только после первого сохранения настроек. Если поле пустое — нажмите «Сохранить» и обновите страницу.
2. В RetailCRM перейдите в раздел настроек и откройте Триггеры.
3. Создайте новый триггер и выберите событие, при котором должно происходить распределение. Чаще всего это создание заказа или переход заказа в определённый статус.
4. В качестве действия выберите отправку HTTP-запроса (веб-хука), метод — POST.
5. Вставьте скопированную ссылку в поле адреса.
6. Убедитесь, что выбран способ передачи параметров в строке запроса: параметр `order_id` со значением `{{ order.id }}`. Без него модуль не поймёт, какой заказ обрабатывать.
7. Сохраните и включите триггер.
Триггеров может быть несколько — например, отдельный на создание заказа и отдельный на переход в статус «Требует назначения». Все они могут использовать одну и ту же ссылку.
Очередь назначений
На вкладке Глобальные, под ссылкой веб-хука, отображается блок Очередь назначений:
- В очереди: N — сколько заказов ждут назначения.
- Обработать очередь*— запускает обработку немедленно, не дожидаясь автоматического прогона. Удобно при проверке настроек.
- Обновить счётчик — обновляет число заказов в очереди для проверки.
Заказ уходит из очереди, когда менеджер назначен. Также заказ снимается с очереди, если у него уже есть ответственный, если он не найден в CRM или если ответственного сменили вручную.
На вкладке Глобальные, под ссылкой веб-хука, отображается блок Очередь назначений:
- В очереди: N — сколько заказов ждут назначения.
- Обработать очередь*— запускает обработку немедленно, не дожидаясь автоматического прогона. Удобно при проверке настроек.
- Обновить счётчик — обновляет число заказов в очереди для проверки.
Заказ уходит из очереди, когда менеджер назначен. Также заказ снимается с очереди, если у него уже есть ответственный, если он не найден в CRM или если ответственного сменили вручную.
Пример настройки
1. Сценарий «Заказы с сайта»: условие — способ оформления «Заказ с сайта», группа «Первая линия», стратегия «По нагрузке», максимум 5 заказов.
2. Сценарий «Все остальные»: условия не заданы, группа «Общий отдел продаж», стратегия «По кругу».
Такая пара правил распределяет сайтовые заказы на первую линию, а всё остальное — по очереди на общий отдел.
Шаг 4. Настройки по умолчанию
Вкладка По умолчанию задаёт значения, которые автоматически подставляются в новые сценарии: стратегию, максимум активных заказов и статусы для подсчёта нагрузки.
Эта вкладка не влияет на уже созданные сценарии — в каждом из них настройки задаются отдельно. Заполните её так, как настроено большинство ваших сценариев, чтобы не вводить одни и те же значения каждый раз.
1. Сценарий «Заказы с сайта»: условие — способ оформления «Заказ с сайта», группа «Первая линия», стратегия «По нагрузке», максимум 5 заказов.
2. Сценарий «Все остальные»: условия не заданы, группа «Общий отдел продаж», стратегия «По кругу».
Такая пара правил распределяет сайтовые заказы на первую линию, а всё остальное — по очереди на общий отдел.
Шаг 4. Настройки по умолчанию
Вкладка По умолчанию задаёт значения, которые автоматически подставляются в новые сценарии: стратегию, максимум активных заказов и статусы для подсчёта нагрузки.
Эта вкладка не влияет на уже созданные сценарии — в каждом из них настройки задаются отдельно. Заполните её так, как настроено большинство ваших сценариев, чтобы не вводить одни и те же значения каждый раз.
Шаг 5. Уведомления
Уведомлять, если заказ не удалось назначить — по умолчанию включено. Когда модуль не смог подобрать менеджера, в RetailCRM создаётся задача с номером заказа и причиной.
Пользователи для уведомления — выберите сотрудников, которым будет поставлена задача. Если список пуст, уведомления не отправляются, даже когда переключатель включён.
На один заказ создаётся одна задача, пока он находится в очереди, — повторные попытки назначения не приводят к дублированию задач.
Нажмите Сохранить.
Уведомлять, если заказ не удалось назначить — по умолчанию включено. Когда модуль не смог подобрать менеджера, в RetailCRM создаётся задача с номером заказа и причиной.
Пользователи для уведомления — выберите сотрудников, которым будет поставлена задача. Если список пуст, уведомления не отправляются, даже когда переключатель включён.
На один заказ создаётся одна задача, пока он находится в очереди, — повторные попытки назначения не приводят к дублированию задач.
Нажмите Сохранить.
Защита от назначения заказов в обход модуля (валидация)
Для ограничения возможности менеджерам назначаться самостоятельно в заказы можно добавить валидацию
1. В RetailCRM перейдите в раздел настроек и откройте Валидация.
2. Создайте новую валидацию на заказа, которая запретит назначать и изменять менеджера в заказе.
3. В качестве условия срабатывания укажите следующее.
Для ограничения возможности менеджерам назначаться самостоятельно в заказы можно добавить валидацию
1. В RetailCRM перейдите в раздел настроек и откройте Валидация.
2. Создайте новую валидацию на заказа, которая запретит назначать и изменять менеджера в заказе.
3. В качестве условия срабатывания укажите следующее.
4. Сохраните и включите валидацию.
Валидацию можно и нужно редактировать под ваши бизнес процессы.
Валидацию можно и нужно редактировать под ваши бизнес процессы.
Проверка после настройки
1. Убедитесь, что настроен хотя бы один активный сценарий с выбранной группой менеджеров.
2. Проверьте, что триггер в RetailCRM включён.
3. Проверьте валидацию, если ранее её настраивали.
4. Включите переключатель Автоназначение заказов на вкладке «Глобальные».
5. Создайте тестовый заказ, подходящий под условия сценария.
6. На вкладке «Глобальные» нажмите Обновить счётчик — заказ должен появиться в очереди.
7. Нажмите Обработать очередь и откройте заказ в RetailCRM: в поле ответственного должен появиться менеджер.
Если менеджер не назначился, проверьте по порядку: включён ли главный переключатель, подходит ли заказ под условия сценария, есть ли в группе менеджеры в допустимом статусе и не превышен ли лимит активных заказов.
Отслеживание и контроль
- Все назначения фиксируются непосредственно в заказе: менеджер появляется в поле ответственного.
- Заказы, ожидающие назначения, видны в блоке «Очередь назначений».
- Проблемные заказы попадают в задачи RetailCRM выбранным сотрудникам.
- Чтобы приостановить автоматическое распределение (например, на время нерабочего дня), достаточно выключить переключатель «Автоназначение заказов» — настройки и сценарии при этом сохраняются.
1. Убедитесь, что настроен хотя бы один активный сценарий с выбранной группой менеджеров.
2. Проверьте, что триггер в RetailCRM включён.
3. Проверьте валидацию, если ранее её настраивали.
4. Включите переключатель Автоназначение заказов на вкладке «Глобальные».
5. Создайте тестовый заказ, подходящий под условия сценария.
6. На вкладке «Глобальные» нажмите Обновить счётчик — заказ должен появиться в очереди.
7. Нажмите Обработать очередь и откройте заказ в RetailCRM: в поле ответственного должен появиться менеджер.
Если менеджер не назначился, проверьте по порядку: включён ли главный переключатель, подходит ли заказ под условия сценария, есть ли в группе менеджеры в допустимом статусе и не превышен ли лимит активных заказов.
Отслеживание и контроль
- Все назначения фиксируются непосредственно в заказе: менеджер появляется в поле ответственного.
- Заказы, ожидающие назначения, видны в блоке «Очередь назначений».
- Проблемные заказы попадают в задачи RetailCRM выбранным сотрудникам.
- Чтобы приостановить автоматическое распределение (например, на время нерабочего дня), достаточно выключить переключатель «Автоназначение заказов» — настройки и сценарии при этом сохраняются.
Шаг 3. Сценарии распределения
Сценарий — это правило вида «такие-то заказы распределяем на такую-то группу менеджеров таким-то способом». Это основная часть настройки.
Сценарии проверяются сверху вниз. Модуль берёт первый сценарий, условия которого совпали с заказом и в группе которого нашёлся доступный менеджер. Если совпадения нет или все менеджеры заняты — модуль переходит к следующему сценарию. Порядок меняется перетаскиванием блока за иконку с точками слева.
Нажмите Добавить сценарий, чтобы создать правило. Для каждого сценария доступны следующие настройки.
Активен — выключенный сценарий полностью игнорируется.
Название — произвольное, только для вашего удобства. Например: «Заказы с сайта» или «Оптовые заказы».
Условия заказа
Определяют, к каким заказам применяется сценарий:
- Магазин — один или несколько магазинов (сайтов) из вашей CRM.
- Способ оформления — например, «Заказ с сайта», «Звонок».
- Статус заказа — статусы, при которых сценарий применим.
Пустое поле означает «без ограничения». Все заполненные поля должны совпасть одновременно. Например, если выбраны магазин «Основной» и способ оформления «Заказ с сайта», сценарий сработает только для заказов, у которых совпадает и то, и другое.
Сценарий без условий подходит любому заказу — такой сценарий можно поставить последним, чтобы ни один заказ не остался без ответственного.
Группа менеджеров
Группа пользователей RetailCRM, из которой будут выбираться кандидаты. Поле обязательное: включённый сценарий без выбранной группы сохранить не получится — модуль покажет предупреждение.
Кандидатом считается сотрудник, который одновременно:
- входит в указанную группу;
- является менеджером в RetailCRM;
- активен (не заблокирован);
- находится в одном из допустимых статусов менеджера;
- не превысил лимит активных заказов (при распределении по нагрузке).
Стратегия назначения
По нагрузке — заказ получает менеджер, у которого меньше всего активных заказов. Если таких несколько, один из них выбирается случайно. Дополнительно настраиваются:
- Максимум активных заказов на менеджера — от 1 до 1000, по умолчанию 5. Менеджер, у которого активных заказов столько же или больше, заказы не получает. Этот лимит при распределении по нагрузке действует всегда.
- Статусы для подсчёта нагрузки — какие статусы заказов считать «работой в процессе». Если поле оставить пустым, модуль сам возьмёт все активные статусы, кроме групп «Отменён» и «Выполнен».
По кругу — строгая очередь: заказы выдаются менеджерам по очереди, один за другим. Дополнительно доступно:
- Сбрасывать очередь в начале дня — если включено, каждый день отсчёт начинается с первого менеджера в группе.
Свои фильтры доступности
По умолчанию сценарий использует допустимые статусы менеджера из вкладки «Глобальные». Включите этот переключатель, если для конкретного сценария нужны другие статусы — например, чтобы срочные заказы уходили менеджерам даже в статусе «Занят».
После настройки всех сценариев нажмите Сохранить.
Сценарий — это правило вида «такие-то заказы распределяем на такую-то группу менеджеров таким-то способом». Это основная часть настройки.
Сценарии проверяются сверху вниз. Модуль берёт первый сценарий, условия которого совпали с заказом и в группе которого нашёлся доступный менеджер. Если совпадения нет или все менеджеры заняты — модуль переходит к следующему сценарию. Порядок меняется перетаскиванием блока за иконку с точками слева.
Нажмите Добавить сценарий, чтобы создать правило. Для каждого сценария доступны следующие настройки.
Активен — выключенный сценарий полностью игнорируется.
Название — произвольное, только для вашего удобства. Например: «Заказы с сайта» или «Оптовые заказы».
Условия заказа
Определяют, к каким заказам применяется сценарий:
- Магазин — один или несколько магазинов (сайтов) из вашей CRM.
- Способ оформления — например, «Заказ с сайта», «Звонок».
- Статус заказа — статусы, при которых сценарий применим.
Пустое поле означает «без ограничения». Все заполненные поля должны совпасть одновременно. Например, если выбраны магазин «Основной» и способ оформления «Заказ с сайта», сценарий сработает только для заказов, у которых совпадает и то, и другое.
Сценарий без условий подходит любому заказу — такой сценарий можно поставить последним, чтобы ни один заказ не остался без ответственного.
Группа менеджеров
Группа пользователей RetailCRM, из которой будут выбираться кандидаты. Поле обязательное: включённый сценарий без выбранной группы сохранить не получится — модуль покажет предупреждение.
Кандидатом считается сотрудник, который одновременно:
- входит в указанную группу;
- является менеджером в RetailCRM;
- активен (не заблокирован);
- находится в одном из допустимых статусов менеджера;
- не превысил лимит активных заказов (при распределении по нагрузке).
Стратегия назначения
По нагрузке — заказ получает менеджер, у которого меньше всего активных заказов. Если таких несколько, один из них выбирается случайно. Дополнительно настраиваются:
- Максимум активных заказов на менеджера — от 1 до 1000, по умолчанию 5. Менеджер, у которого активных заказов столько же или больше, заказы не получает. Этот лимит при распределении по нагрузке действует всегда.
- Статусы для подсчёта нагрузки — какие статусы заказов считать «работой в процессе». Если поле оставить пустым, модуль сам возьмёт все активные статусы, кроме групп «Отменён» и «Выполнен».
По кругу — строгая очередь: заказы выдаются менеджерам по очереди, один за другим. Дополнительно доступно:
- Сбрасывать очередь в начале дня — если включено, каждый день отсчёт начинается с первого менеджера в группе.
Свои фильтры доступности
По умолчанию сценарий использует допустимые статусы менеджера из вкладки «Глобальные». Включите этот переключатель, если для конкретного сценария нужны другие статусы — например, чтобы срочные заказы уходили менеджерам даже в статусе «Занят».
После настройки всех сценариев нажмите Сохранить.
Модуль автоматически назначает ответственного менеджера на заказ в RetailCRM. Руководителю или менеджерам больше не нужно вручную распределять новые заказы между сотрудниками: модуль сам выбирает менеджера по заданным вами правилам — с учётом текущей загрузки, статуса сотрудника и параметров самого заказа.
Настройка модуля
(order.orderMethod.code in ['shopping-cart']) and (order.status.code in ['new','paid'])
and (order.manager == null or changeSet.hasChangedField("manager"))
and (not user().hasGroup("superadmins") or not user().hasGroup("сollectors") )
and order.customField('prinuditelnoe_naznachenie_menedzhera') == false
Настройка модуля завершена!
Если у вас возникли вопросы по установке или работе модуля — обращайтесь в нашу техническую поддержку любым удобным для вас способом:
Развивайте бизнес вместе с нами
Оставьте заявку и мы обсудим ваш бизнес-запрос и расскажем, чем можем быть полезны для вашей компании
